El 70% de las reuniones en empresas son ineficientes, según estudios
Rocio Romero · 29 jun 2023
Diversos estudios señalan que hasta el 70% de las reuniones laborales resultan poco productivas y prescindibles, afectando directamente a la eficiencia y rentabilidad de las empresas, especialmente tras el auge del teletrabajo.
Numerosos estudios recientes apuntan a que una parte significativa de las reuniones en el entorno empresarial resulta ineficiente y poco rentable. El tiempo excesivo dedicado a estos encuentros afecta de forma directa a la productividad de los empleados, que ven cómo se retrasa la finalización de tareas pendientes.
Según una encuesta realizada por Atlassian, el 91% de los participantes reconoce haberse distraído durante una reunión, mientras que un 39% admite haberse dormido en algún momento. Además, el 73% de los trabajadores realiza otras tareas mientras asiste a estas reuniones. Esta falta de atención puede tener consecuencias directas, como la pérdida de clientes potenciales en reuniones de captación.
Un estudio de la escuela de negocios de la Universidad de Harvard, realizado entre cientos de ejecutivos y empleados, concluye que hasta el 70% de las reuniones serían prescindibles. El 65% de los encuestados afirma que pospone tareas importantes por asistir a reuniones, lo que repercute negativamente en la rentabilidad.
El contexto de la pandemia ha intensificado esta tendencia. Desde 2020, con la generalización del teletrabajo, el número de reuniones se ha multiplicado casi por siete. Actualmente, un profesional asiste de media a 278 reuniones anuales, frente a las 45 que se celebraban antes de la crisis sanitaria.
La acumulación de reuniones ha llevado a cuestionar su utilidad y a buscar fórmulas para optimizar el tiempo. Un experimento realizado en 76 empresas de más de 1.000 empleados durante 14 meses demostró que reducir el tiempo dedicado a reuniones incrementa la autonomía, la comunicación, la cooperación y la productividad, además de disminuir el estrés y el micromanaging (supervisión excesiva por parte de los responsables).
Recomendaciones para reuniones más productivas
Entre las buenas prácticas para mejorar la eficiencia de las reuniones, destacan las siguientes:
- Limitar la disponibilidad del equipo para reuniones a días u horas concretas, concentrando los encuentros y fijando un máximo de horas semanales.
- Establecer una hora de inicio y de finalización, evitando reuniones indefinidas. Diversos estudios sugieren que la duración óptima ronda los 30 minutos.
- Programar las reuniones a primera o última hora del día para no interrumpir el flujo de trabajo.
- Designar un portavoz o moderador encargado de estructurar la reunión, distribuir los temas a tratar y guiar la sesión para evitar desviaciones.
- Evitar reuniones multitudinarias, limitando la participación a los responsables del proyecto y asegurando que las ideas del equipo se hayan consensuado previamente.
- Utilizar herramientas digitales para anotar tareas y asignar responsables en gestores en la nube como ClickUp, Wrike o Asana, lo que reduce el tiempo de gestión.
- Automatizar procesos y tareas, desde la convocatoria de reuniones hasta la creación de documentos y carpetas compartidas, para ahorrar tiempo y mejorar la organización.
En los últimos tres años, Nömad ha incrementado la productividad de su equipo en un 37% gracias a la automatización de procesos y la optimización de recursos. Estas soluciones ya han sido implementadas por diversos clientes en la gestión de reuniones, agendas de citas y reservas, así como en la administración de bases de datos.
Próximamente, Nömad tiene previsto lanzar una plataforma para la gestión de marca que permitirá reducir aún más la necesidad de reuniones, facilitando el intercambio de información y la disponibilidad continua.
Glosario:
*Micromanaging: Supervisión constante y detallada de las tareas de los empleados por parte de los responsables.
Fuentes: Harvard Business Review, Forbes, MIT Sloan Management Review.