70 % des réunions sont inefficaces, peu productives et inutiles

De nombreuses études démontrent qu'une grande partie des réunions sont inefficaces et peu rentables pour les entreprises. L'excès de temps consacré à celles-ci affecte directement la productivité des collaborateurs, les empêchant d'accomplir leurs tâches en attente. 

Chez Nömad, nous vous présentons quelques données révélatrices, nous vous expliquons comment mieux investir votre temps en réunion et nous vous proposons quelques-unes de nos solutions pour une gestion de marque productive.

Près de 40 % des collaborateurs s'endorment pendant les réunions

C'est le cas. Cela semble incroyable, mais selon une enquête menée par Atlassian, 91 % des participants avouent se laisser distraire pendant une réunion. Pire encore, 39 % d'entre eux s'endorment à un moment donné. 

De plus, cette même étude révèle qu'environ 73 % des travailleurs font autre chose pendant les réunions. Avez-vous déjà assisté à une réunion, en présentiel ou en ligne, où un ou plusieurs interlocuteurs ne prêtaient pas attention ? Si cela vous est arrivé (comme à nous), vous connaissez certainement le sentiment que cela génère pour la personne qui présente. 

Imaginez qu'il s'agisse d'une réunion commerciale ! Cela se traduirait probablement par la perte d'un client potentiel.

Mais ce n'est pas tout. Selon une enquête menée par la Harvard Business School auprès de centaines de cadres et de collaborateurs, jusqu'à 70 % des réunions seraient inutiles. En effet, 65 % des sondés affirment procrastiner sur certaines tâches faute de temps à cause des réunions, ce qui entraîne une perte de rentabilité des employés.

Un contexte marqué par la pandémie

Si la pandémie a changé nos méthodes de travail et que le télétravail est devenu le modus operandi de nombreuses entreprises, le nombre de réunions a été multiplié par près de 7 depuis 2020. À l'heure actuelle, un professionnel participe en moyenne à 278 réunions par an, contre 45 réunions annuelles avant la Covid. 

Ne trouvez-vous pas cela totalement fou ? Nous, si. 

Avec ce chiffre, vous ne vous étonnerez plus du fait que 70 % des réunions soient inefficaces, n'est-ce pas ?

Bonnes pratiques pour rentabiliser les réunions

Une autre étude qui confirme notre théorie est une expérience menée sur 14 mois auprès de 76 entreprises de plus de 1000 employés, révélant à quel point la réduction du temps passé en réunions a un impact positif sur les salariés.

La réduction du temps de réunion a augmenté l'autonomie, la communication, la coopération, l'interaction, la productivité et la satisfaction des collaborateurs. Parallèlement, cela a diminué le stress et le micromanagement* (nous vous expliquons ce terme barbare ci-dessous si vous ne le connaissez pas).

Après avoir analysé la situation, l'agence de branding et marketing digital Nömad partage avec vous quelques bonnes pratiques pour mieux investir votre temps en réunion (car en 10 ans, nous avons appris quelques petites choses sur la productivité) :

Limitez la disponibilité de votre équipe pour les réunions à des jours ou des heures spécifiques

Comme dans l'expérience que vous venez de voir, vous pouvez concentrer les réunions sur un ou plusieurs jours de la semaine, ou définir des créneaux horaires disponibles (par exemple, un maximum de 6 heures par semaine).

Fixez une heure de début et de fin pour les réunions

Généralement, les participants notent le début de la réunion, mais pas la fin, ce qui conduit à des réunions qui s'éternisent.

Différentes études montrent que les réunions sont plus efficaces si elles durent environ 30 minutes.

Planifiez les réunions en début ou en fin de journée, si possible

Les réunions en milieu de journée de travail brisent le flux de travail et affectent la concentration des employés sur leurs tâches quotidiennes.

Désignez un porte-parole pour la réunion

Tout comme il y a un modérateur lors d'un débat, il est important d'avoir une personne qui prend le contrôle de la session pour optimiser le temps investi et éviter les distractions.

Le porte-parole de la réunion doit être chargé de lister les différents points à aborder, de les transmettre aux autres participants et de les guider pendant la rencontre pour éviter que la discussion ne dévie. Ces tâches contribueront à rendre la réunion efficace et productive.

Évitez les réunions pléthoriques

Les réunions avec de nombreux participants débouchent souvent sur un échange constant d'opinions, bien souvent personnelles. Il est donc toujours recommandé de ne faire participer que les responsables du projet, porteurs des idées partagées en amont par toute l'équipe. (Ce dernier point est crucial pour qu'ils se sentent impliqués.)

Utilisez des outils et des technologies qui rendent vos réunions plus efficaces

Par exemple, noter pendant la réunion les tâches découlant des décisions prises et qui sera responsable de chacune d'entre elles dans un gestionnaire de tâches en ligne comme ClickUp (notre meilleur allié), Wrike ou Asana, réduira considérablement le temps consacré à la gestion de projet.

Automatisez les processus et les tâches

L'automatisation est l'un des meilleurs gains de temps de l'ère numérique. 

Imaginez qu'en quelques clics, vous puissiez :

• Créer une réunion
• Inviter les autres participants par e-mail
• Créer une tâche de rappel pour votre équipe
• Créer un document partagé avec les points à aborder
• Créer un dossier partagé pour échanger des ressources
• etc.

Avec Nömad, passez à l'étape de l'automatisation

Au cours des 3 dernières années, chez Nömad, nous avons réussi à augmenter la productivité de l'équipe de 37 % grâce à l'automatisation.

Pour y parvenir, nous avons identifié ce qui nous empêchait d'exploiter au mieux notre journée de travail avec l'utilisation d'outils avancés, et nous avons mis en place un plan d'optimisation des ressources et des temps avec des processus quotidiens entièrement automatisés.

De même, beaucoup de nos clients ont déjà mis en place ce type de solutions pour :

• La gestion des réunions internes et externes
• Les agendas de rendez-vous médicaux, dentaires, esthétiques...
• Les calendriers de réservation pour les restaurants, hôtels...
• La gestion de grandes, moyennes et petites bases de données

Prochainement

De plus, très bientôt (suivez-nous de près), nous activerons la plateforme Nömad pour gérer votre marque sans pratiquement aucune réunion, mais avec un échange constant d'informations et une disponibilité 24/7. Voulez-vous être informé dès que ce sera prêt ?

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Glossaire :

*Micromanagement. Observation par le manager des tâches des employés.

Sources :

• Harvard Business Review
• Forbes
• MIT Sloan Management Review