70% मीटिंग्स अक्षम, अनुत्पादक और अनावश्यक होती हैं

कई अध्ययन दर्शाते हैं कि अधिकांश मीटिंग्स अक्षम होती हैं और कंपनियों के लिए कम लाभदायक होती हैं। मीटिंग्स में बिताया गया अत्यधिक समय कर्मचारियों की उत्पादकता को सीधे प्रभावित करता है, जिससे वे अपने लंबित कार्यों को पूरा नहीं कर पाते हैं। 

Nömad में, हम आपको कुछ चौंकाने वाले आंकड़े दिखाएंगे, बताएंगे कि मीटिंग्स में समय का बेहतर निवेश कैसे करें और उत्पादक ब्रांड प्रबंधन के लिए अपने कुछ समाधान प्रस्तावित करेंगे।

लगभग 40% कर्मचारी मीटिंग्स के दौरान ऊंघने लगते हैं

जी हां, यह अविश्वसनीय लगता है। लेकिन, Atlassian द्वारा किए गए एक सर्वेक्षण के अनुसार, 91% प्रतिभागियों ने स्वीकार किया कि वे मीटिंग के दौरान अपना ध्यान भटकने देते हैं। और इससे भी बुरी बात यह है कि 39% किसी न किसी बिंदु पर सो जाते हैं। 

इसके अलावा, यही अध्ययन बताता है कि लगभग 73% कर्मचारी मीटिंग्स के दौरान अन्य कार्य करते हैं। क्या आपने कभी किसी ऑनलाइन या ऑफलाइन मीटिंग में भाग लिया है जहाँ एक या अधिक प्रतिभागी ध्यान नहीं दे रहे थे? यदि आपके साथ ऐसा हुआ है (जैसा कि हमारे साथ हुआ है), तो आप निश्चित रूप से जानते होंगे कि दूसरी तरफ से कैसा महसूस होता है। 

कल्पना कीजिए कि यह एक सेल्स मीटिंग होती! यह शायद एक संभावित ग्राहक के खोने के रूप में परिणाम देती।

लेकिन रुकिए, अभी और भी बहुत कुछ है। हार्वर्ड यूनिवर्सिटी बिजनेस स्कूल द्वारा सैकड़ों अधिकारियों और कर्मचारियों पर किए गए एक सर्वेक्षण के अनुसार, 70% तक मीटिंग्स अनावश्यक हो सकती हैं। 65% प्रतिभागियों का कहना है कि मीटिंग्स में समय बिताने के कारण वे अपने अन्य कार्यों को टाल देते हैं, जो बदले में कर्मचारियों की उत्पादकता में कमी लाता है।

महामारी से प्रभावित स्थिति

यदि महामारी ने काम करने के तरीके को बदल दिया और रिमोट वर्क कई कंपनियों का 'modus operandi' (कार्यप्रणाली) बन गया, तो 2020 के बाद से मीटिंग्स की संख्या में लगभग 7 गुना वृद्धि हुई है। वर्तमान में, एक पेशेवर की प्रति वर्ष औसतन 278 मीटिंग्स होती हैं, जबकि कोविड से पहले यह संख्या 45 थी। 

क्या यह आपको पागलपन भरा नहीं लगता? हमें तो लगता है। 

इस डेटा के साथ, मुझे यकीन है कि अब आपको यह जानकर आश्चर्य नहीं होगा कि 70% मीटिंग्स अक्षम हैं, है ना?

मीटिंग्स को प्रभावी बनाने के लिए सर्वोत्तम प्रथाएं

एक और अध्ययन जो हमारे सिद्धांत की पुष्टि करता है, वह 1000 से अधिक कर्मचारियों वाली 76 कंपनियों पर 14 महीनों तक किया गया एक प्रयोग है, जो बताता है कि मीटिंग्स में बिताए गए समय को कम करने का कर्मचारियों पर कितना सकारात्मक प्रभाव पड़ता है।

मीटिंग्स में समय की कमी ने कर्मचारियों की स्वायत्तता, संचार, सहयोग, बातचीत, उत्पादकता और संतुष्टि को बढ़ाया। साथ ही, इसने तनाव और माइक्रोमैनेजिंग* (नीचे हम आपको बताते हैं कि इस शब्द का क्या अर्थ है यदि आप अभी भी नहीं जानते हैं) को कम किया।

स्थिति का विश्लेषण करने के बाद, ब्रांडिंग और डिजिटल मार्केटिंग एजेंसी Nömad की ओर से, हम आपको मीटिंग्स में समय के बेहतर निवेश के लिए कुछ सर्वोत्तम प्रथाएं बता रहे हैं (क्योंकि इन 10 वर्षों में हमने उत्पादकता के बारे में कुछ न कुछ सीखा है):

अपनी टीम की मीटिंग्स की उपलब्धता को विशिष्ट दिनों या घंटों तक सीमित करें

जैसा कि आपने अभी प्रयोग में देखा, आप मीटिंग्स को सप्ताह के एक या दो दिनों में केंद्रित कर सकते हैं, या सप्ताह में मीटिंग्स के लिए उपलब्ध घंटे निर्धारित कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, अधिकतम 6 घंटे)।

मीटिंग्स के शुरू और खत्म होने का समय निर्धारित करें

आमतौर पर, प्रतिभागी मीटिंग शुरू होने का समय तो मार्क करते हैं, लेकिन खत्म होने का नहीं; जिसका परिणाम अनंत चलने वाली मीटिंग्स होता है।

परामर्श किए गए विभिन्न अध्ययन बताते हैं कि मीटिंग्स अधिक प्रभावी होती हैं यदि वे लगभग 30 मिनट तक चलती हैं।

यदि संभव हो, तो मीटिंग्स दिन की शुरुआत या अंत में रखें

काम के दिन के बीच में मीटिंग्स वर्कफ्लो को तोड़ देती हैं और कर्मचारियों की एकाग्रता पर प्रभाव डालती हैं।

मीटिंग के लिए एक प्रवक्ता निर्धारित करें

जैसे किसी डिबेट के दौरान एक मॉडरेटर होता है, वैसे ही एक मीटिंग में एक प्रवक्ता का होना महत्वपूर्ण है जो सत्र को नियंत्रित करे ताकि निवेश किए गए समय का अनुकूलन किया जा सके और ध्यान भटकने से बचा जा सके।

मीटिंग के प्रवक्ता को चर्चा किए जाने वाले विभिन्न विषयों की एक सूची तैयार करनी चाहिए, इसे बाकी प्रतिभागियों तक पहुंचाना चाहिए और मीटिंग के दौरान उनका मार्गदर्शन करना चाहिए ताकि ध्यान भटके नहीं। ये कार्य मीटिंग को प्रभावी बनाने में मदद करेंगे।

बड़ी मीटिंग्स से बचें

अधिक प्रतिभागियों वाली मीटिंग्स अक्सर विचारों के लगातार आदान-प्रदान में बदल जाती हैं, जो कई बार व्यक्तिगत होती हैं। इसलिए, हमेशा यह सिफारिश की जाती है कि केवल प्रोजेक्ट के जिम्मेदार लोग ही शामिल हों, जो उन विचारों को प्रस्तुत करें जिन्हें पूरी टीम ने पहले साझा किया हो। (बाद वाला हिस्सा यह सुनिश्चित करने के लिए बहुत महत्वपूर्ण है कि वे स्वयं को शामिल महसूस करें।)

ऐसी टूल्स और तकनीकों का उपयोग करें जो आपकी मीटिंग्स को अधिक प्रभावी बनाएं 

उदाहरण के लिए, मीटिंग के दौरान लिए गए निर्णयों से जुड़े कार्यों को नोट करना और यह तय करना कि प्रत्येक के लिए कौन जिम्मेदार होगा—इसे ClickUp (हमारा सबसे बड़ा सहयोगी), Wrike या Asana जैसे क्लाउड टास्क मैनेजर में दर्ज करना प्रोजेक्ट प्रबंधन में लगने वाले समय को कम करेगा।

प्रक्रियाओं और कार्यों को स्वचालित करें

ऑटोमेशन डिजिटल युग में समय बचाने वाले सबसे बड़े कारकों में से एक है। 

कल्पना कीजिए कि बस कुछ ही क्लिक के साथ, आप निम्नलिखित कर सकते हैं:

• एक मीटिंग बनाना
• मेलिंग के माध्यम से बाकी प्रतिभागियों को आमंत्रित करना
• अपनी टीम के लिए रिमाइंडर टास्क बनाना
• चर्चा करने वाले बिंदुओं के साथ एक साझा दस्तावेज़ बनाना
• संसाधन साझा करने के लिए एक साझा फ़ोल्डर बनाना
• आदि।

Nömad के साथ, आप ऑटोमेशन की ओर कदम बढ़ा सकते हैं

पिछले 3 वर्षों में, Nömad में, हमने ऑटोमेशन की बदौलत टीम की उत्पादकता को 37% तक बढ़ाया है।

इसके लिए, हमने पहचान की कि उन्नत टूल्स का उपयोग करके हमें अपने कार्यदिवस का अधिकतम लाभ उठाने से क्या रोक रहा था और हमने पूरी तरह से स्वचालित दिनचर्या प्रक्रियाओं के साथ संसाधनों और समय के अनुकूलन की एक योजना तैयार की।

इसी तरह, हमारे कई ग्राहकों ने इस प्रकार के समाधानों को निम्नलिखित के लिए लागू किया है:

• आंतरिक और बाहरी मीटिंग्स का प्रबंधन
• मेडिकल, डेंटल, एस्थेटिक अपॉइंटमेंट
• रेस्तरां, होटल आदि में बुकिंग कैलेंडर
• बड़े, मध्यम और छोटे डेटाबेस का प्रबंधन

जल्द आ रहा है

इसके अलावा, बहुत जल्द (हमें फॉलो करते रहें), हम Nömad प्लेटफॉर्म को सक्रिय करेंगे ताकि आप बिना मीटिंग्स के लेकिन निरंतर सूचनाओं के आदान-प्रदान और 24/7 उपलब्धता के साथ अपने ब्रांड का प्रबंधन कर सकें। क्या जब हम इसे शुरू करें तो आपको सूचित करें?

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शब्दकोष:

*माइक्रोमैनेजिंग (Micromanaging): प्रबंधक द्वारा कर्मचारियों के कार्यों पर अत्यधिक सूक्ष्म निगरानी रखना।

स्रोत:

• हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू
• फोर्ब्स
• MIT स्लोन मैनेजमेंट रिव्यू