70%的会议低效、无益且完全多余
Rocio Romero ·
研究表明，企业中约70%的会议效率低下且无效，严重影响员工生产力和企业盈利，尤其是在远程办公普及后，会议数量大幅增加。
大量研究表明，企业中很大一部分会议效率低下且缺乏产出。在会议上投入过多的时间直接影响了员工的生产力，导致他们无法完成待办事项。
在Nömad，我们将向您展示一些惊人的数据，分享如何更有效地利用会议时间，并为您提供一些我们针对高效品牌管理的解决方案。
近40%的员工在会议中打瞌睡
没错，这听起来不可思议。但根据Atlassian的一项调查，91%的参与者承认他们在开会时会走神。更糟糕的是，39%的人在某个时刻曾睡着过。
此外，同一项研究还显示，约73%的员工在会议期间会处理其他事务。您是否曾参加过线下的或线上的会议，发现其中一位或多位交流者并没有在听？如果您遇到过（就像我们一样），您肯定知道作为另一方是什么感受。
想象一下，如果这是一场获客会议！那很可能意味着失去了一个潜在客户。
但这还不是全部。根据哈佛大学商学院对数百名高管和员工进行的调查，高达70%的会议是可以免除的。65%的受访者表示，由于将时间花在会议上而拖延了实际工作，这进而导致了员工产出价值的降低。
疫情带来的工作模式变革
如果说疫情改变了工作方式，使远程办公成为许多企业的运作模式，那么自2020年以来，会议数量几乎增加了7倍。目前，每位专业人士平均每年要参加278场会议，而疫情前这一数字仅为45场。
这难道不疯狂吗？对我们来说，确实如此。
有了这个数据，你肯定不再惊讶为什么70%的会议是低效的了吧？
提高会议效率的最佳实践
另一项实验证实了我们的理论：对76家拥有超过1000名员工的企业进行了为期14个月的跟踪，结果显示减少会议时间对员工有巨大的积极影响。
减少会议时间提高了员工的自主性、沟通、合作、互动、生产力和满意度。同时，它减轻了压力和微观管理（Micromanaging）* （如果您还不了解这个词，我们在文末为您解释）。
分析完现状后，作为品牌与数字营销代理机构Nömad，我们为您提供一些关于更好地利用会议时间的最佳实践（毕竟在这10年里，我们在生产力方面学到了不少经验）：
将团队的会议时间限制在特定日期或时段
正如您刚刚看到的实验结果，您可以将会议集中在每周的一两天内，或者设定每周的固定可用会议时长（例如，每周最多6小时）。
设定会议的开始和结束时间
通常，参与者会关注会议的开始，却不关注结束时间，这往往导致了“无限会议”的产生。
多项研究表明，如果会议持续约30分钟，效率最高。
尽可能将会议安排在一天的工作开始或结束时
在工作日中间穿插会议会打断工作流，并影响员工在日常任务中的专注力。
指定一名会议负责人
就像辩论中需要主持人一样，会议也需要一名负责人来掌控流程，从而优化投入时间并避免偏题。
会议负责人需负责整理讨论议题列表，发送给所有参与者，并在会议中进行引导，以防议题偏离方向。这些做法将促进会议的成效和质量。
避免大型会议
参与人数众多的会议往往会导致个人意见的不断碰撞。因此，建议只邀请项目负责人参加，由他们代为传达团队此前共同确定的观点。（最后这一点非常重要，以确保团队成员的参与感。）
使用能提升会议效率的工具与技术
例如，在会议期间，利用ClickUp（我们的得力助手）、Wrike或Asana等云端任务管理工具记录决策带来的任务及其负责人，这将缩短项目管理所需的时间。
流程与任务自动化
自动化是数字时代节省时间的一大利器。
想象一下，只需点击几下，您就可以：
- 创建一个会议
- 通过邮件邀请其他参与者
- 为您的团队创建提醒任务
- 创建一个包含讨论点的共享文档
- 创建一个用于交换资源的共享文件夹
- 等等。
通过Nömad，迈向自动化
在过去的3年中，得益于自动化，Nömad团队的生产力提高了37%。
为此，我们通过使用先进工具找出阻碍我们充分利用工作日的瓶颈，并制定了一项资源与时间优化计划，实现了日常流程的完全自动化。
同样，我们许多客户也已经实施了这类解决方案，用于：
- 内部和外部会议管理
- 医疗、牙科、美容预约安排
- 餐厅、酒店预订日历
- 大型、中型和小型数据库管理
即将推出
此外，很快（请密切关注我们），我们将启用Nömad平台，让您几乎无需开会即可管理品牌，同时保持信息的持续交流与24/7的服务可用性。 是否需要我们在上线时通知您？
—————————
术语表：
*微观管理（Micromanaging）：指管理者对员工任务细节的过度干预与监视。
来源：
- 哈佛商业评论（Harvard Business Review）
- 福布斯（Forbes）
- MIT斯隆管理评论（MIT Sloan Management Review）