70% das reuniões são ineficientes, pouco produtivas e dispensáveis

Inúmeros estudos demonstram que uma grande parte das reuniões é ineficiente e pouco rentável para as empresas. O excesso de tempo investido nelas afeta diretamente a produtividade dos trabalhadores, impedindo-os de concluir as tarefas pendentes. 

Na Nömad, mostramos-lhe alguns dados reveladores, explicamos como investir melhor o tempo em reuniões e propomos algumas das nossas soluções para uma gestão de marca produtiva.

Quase 40% dos trabalhadores adormecem nas reuniões

É isso mesmo. Parece inacreditável. Mas, segundo um inquérito realizado pela Atlassian, 91% dos participantes confessam que se distraem durante uma reunião. E, o que é pior, 39% adormecem em algum momento. 

Além disso, este mesmo estudo revela que cerca de 73% dos trabalhadores fazem outras coisas durante as reuniões. Já assistiu alguma vez a uma reunião presencial ou online onde um ou mais dos interlocutores não estavam a prestar atenção? Se já lhe aconteceu (como a nós), certamente conhece a sensação que se sente do outro lado. 

Imagine se fosse uma reunião de angariação! Traduzir-se-ia, provavelmente, num cliente potencial perdido.

Mas espere, há mais. Segundo um inquérito realizado pela escola de negócios da Universidade de Harvard a centenas de executivos e trabalhadores, até 70% das reuniões seriam dispensáveis. 65% desta amostra afirma que procrastina tarefas ao investir tempo em reuniões, o que resulta, por sua vez, numa perda de rentabilidade dos colaboradores.

Um contexto marcado pela pandemia

Se a pandemia mudou a forma de trabalhar e o teletrabalho tornou-se o modus operandi de muitas empresas, o número de reuniões desde 2020 aumentou quase 7 vezes. Atualmente, um profissional tem uma média de 278 reuniões anuais, em comparação com as 45 reuniões anuais pré-Covid. 

Não lhe parece uma verdadeira loucura? A nós, sim. 

Com este dado, certamente já não o surpreende que 70% das reuniões sejam ineficientes, pois não?

Boas práticas para rentabilizar as reuniões

Outro estudo que confirma a nossa teoria é uma experiência realizada em 76 empresas com mais de 1000 trabalhadores durante 14 meses, que revela como a redução do tempo investido em reuniões tem um grande impacto positivo nos colaboradores.

A redução do tempo em reuniões aumentou a autonomia, comunicação, cooperação, interação, produtividade e satisfação dos colaboradores. Simultaneamente, diminuiu o stress e o micromanagement* (abaixo explicamos o significado deste termo, caso ainda não o saiba).

Uma vez analisado o panorama, a agência de branding e marketing digital Nömad deixa-lhe boas práticas para um melhor investimento do tempo em reuniões (porque, nestes 10 anos, aprendemos algo sobre produtividade):

Limite a disponibilidade da sua equipa para reuniões a dias ou horas concretas

Como na experiência que acabou de ver, pode concentrar as reuniões num ou mais dias da semana, ou definir horas disponíveis para reuniões durante a semana (por exemplo, um máximo de 6 horas).

Estabeleça uma hora de início e de fim para as reuniões

Geralmente, os participantes marcam o início da reunião, mas não o fim; o que se traduz em reuniões intermináveis.

Diferentes estudos consultados indicam que as reuniões são mais eficazes se durarem cerca de 30 minutos.

Agende as reuniões para o início ou final do dia, sempre que possível

As reuniões a meio da jornada de trabalho quebram o fluxo produtivo e repercutem na concentração dos colaboradores nas suas tarefas diárias.

Estipule um porta-voz para a reunião

Tal como num debate existe um moderador, numa reunião é importante que exista um porta-voz que tome o controlo da sessão para otimizar o tempo investido e evitar distrações.

O porta-voz da reunião deverá encarregar-se de fazer uma lista com os diversos temas a tratar, partilhá-la com o resto dos participantes e guiá-los durante o encontro para que a atenção não se desvie. Estas tarefas promoverão uma reunião eficaz e efetiva.

Evite reuniões multitudinárias

Reuniões com muitos participantes costumam resultar num intercâmbio constante de opiniões, muitas vezes pessoais. Por isso, é sempre recomendável que participem apenas os responsáveis pelo projeto, que trazem as ideias que toda a equipa partilhou anteriormente. (Isto último é muito importante para que se sintam implicados.)

Utilize ferramentas e tecnologias que tornem as suas reuniões mais eficazes 

Por exemplo, anotar durante a reunião as tarefas que decorrem das decisões tomadas e quem se encarregará de cada uma delas num gestor de tarefas na nuvem como ClickUp (o nosso maior aliado), Wrike ou Asana; reduzirá o tempo investido na gestão do projeto.

Automatize processos e tarefas

A automatização é uma das maiores poupadoras de tempo da era digital. 

Imagine que, com apenas alguns cliques, pudesse:

• Criar uma reunião
• Convidar os restantes participantes por email
• Criar uma tarefa de lembrete para a sua equipa
• Criar um documento partilhado com os pontos a tratar
• Criar uma pasta partilhada para trocar recursos
• etc.

Com a Nömad, pode dar o salto rumo à automatização

Nos últimos 3 anos, na Nömad, conseguimos aumentar a produtividade da equipa em 37% graças à automatização.

Para isso, detetámos o que nos impedia de aproveitar ao máximo a nossa jornada de trabalho com o uso de ferramentas avançadas e traçámos um plano de otimização de recursos e tempos com processos quotidianos totalmente automatizados.

Da mesma forma, muitos dos nossos clientes já implementaram este tipo de soluções para:

• Gestão de reuniões internas e externas
• Agendas de marcações médicas, dentárias, de estética…
• Calendários de reservas em restaurantes, hotéis…
• Gestão de bases de dados de grande, média e pequena dimensão

Em breve

Além disso, muito em breve (siga-nos de perto), ativaremos a plataforma Nömad para gerir a sua marca sem quase reuniões, mas com um intercâmbio constante de informação e disponibilidade 24/7. Quer ser avisado quando o fizermos?

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Glossário:

*Micromanagement. Observação excessiva, por parte do gestor, das tarefas dos colaboradores.

Fontes:

• Harvard Business Review
• Forbes
• MIT Sloan Management Review