회의의 70%는 비효율적이고 생산성이 낮으며 불필요합니다

많은 연구에 따르면 회의의 상당수가 비효율적이며 기업에 수익성이 낮은 것으로 나타났습니다. 회의에 투자되는 과도한 시간은 직원들의 생산성에 직접적인 영향을 미쳐 업무 처리를 방해합니다. 

Nömad에서는 몇 가지 흥미로운 데이터를 살펴보고, 회의에 더 나은 방식으로 시간을 투자하는 방법과 생산적인 브랜드 관리를 위한 솔루션을 제안하고자 합니다.

직원의 거의 40%가 회의 중 졸고 있습니다

놀랍게도 사실입니다. Atlassian의 설문 조사에 따르면, 응답자의 91%가 회의 중에 집중력이 흐트러진다고 답했습니다. 더 심각한 것은 39%가 회의 도중 졸기도 한다는 점입니다. 

또한, 같은 연구에 따르면 직원의 약 73%가 회의 중에 다른 업무를 수행하는 것으로 나타났습니다. 대면 회의나 온라인 회의에 참석했을 때 상대방이 집중하지 않는 상황을 겪어보신 적 있나요? 만약 그런 경험이 있다면(저희도 그랬으니까요), 반대편에서 느끼는 감정을 충분히 이해하실 것입니다. 

만약 고객 유치를 위한 회의였다면 어떨까요? 아마도 잠재 고객을 잃게 되는 결과로 이어질 것입니다.

하지만 더 놀라운 사실이 있습니다. 하버드 비즈니스 스쿨에서 수백 명의 임원과 직원을 대상으로 실시한 설문 조사에 따르면, 회의의 최대 70%가 불필요한 것으로 나타났습니다. 응답자의 65%는 회의에 시간을 쏟느라 정작 중요한 업무를 뒤로 미루게 되며, 이는 결과적으로 직원의 업무 효율성을 떨어뜨린다고 답했습니다.

팬데믹 이후의 환경

팬데믹으로 인해 업무 방식이 바뀌고 원격 근무가 많은 기업의 표준 운영 방식(modus operandi)으로 자리 잡으면서, 2020년 이후 회의 횟수가 거의 7배 증가했습니다. 현재 전문가들은 연평균 278회의 회의를 진행합니다. 코로나19 이전의 연간 45회와 비교하면 엄청난 수치입니다. 

정말 말도 안 되는 상황 같지 않나요? 저희는 그렇게 생각합니다. 

이 데이터를 보면, 회의의 70%가 비효율적이라는 사실이 더 이상 놀랍지 않으실 겁니다.

회의 효율을 높이기 위한 모범 사례

저희의 이론을 뒷받침하는 또 다른 연구가 있습니다. 1,000명 이상의 직원을 둔 76개 기업을 대상으로 14개월간 진행된 실험인데, 회의 시간을 줄이는 것이 직원들에게 매우 긍정적인 영향을 미친다는 결과가 나왔습니다.

회의 시간을 줄이자 직원의 자율성, 의사소통, 협력, 상호 작용, 생산성 및 만족도가 향상되었습니다. 동시에 스트레스와 마이크로매니징*(아래에서 자세히 설명해 드립니다)이 감소했습니다.

전반적인 상황을 분석한 후, 브랜딩 및 디지털 마케팅 에이전시 Nömad에서 지난 10년간 쌓아온 생산성 노하우를 바탕으로 회의 시간을 효율적으로 활용하기 위한 모범 사례를 제안해 드립니다.

팀의 회의 가능 시간을 특정 요일이나 시간대로 제한하세요

실험에서 확인했듯이, 회의를 일주일에 하루 또는 이틀에 집중하거나, 회의 가능 시간을 주당 최대 6시간 등으로 제한해 보세요.

회의의 시작과 종료 시간을 확실히 정하세요

보통 참석자들은 회의 시작 시간만 정하고 종료 시간은 정하지 않는 경우가 많습니다. 이로 인해 회의가 끝도 없이 길어지게 됩니다.

여러 연구에 따르면 회의는 약 30분 정도 지속될 때 가장 효율적입니다.

가능하다면 회의를 하루 일과의 시작이나 끝으로 잡으세요

업무 중간에 끼어드는 회의는 작업 흐름을 끊고 일상적인 업무에 대한 집중력을 떨어뜨립니다.

회의 진행자(대변인)를 지정하세요

토론에 사회자가 있듯이, 회의에서도 시간 활용을 최적화하고 산만함을 방지하기 위해 전체를 조율하는 진행자가 필요합니다.

회의 진행자는 다룰 안건 목록을 작성하여 참석자들과 공유하고, 논의가 주제를 벗어나지 않도록 세션을 이끌어야 합니다. 이러한 작업은 회의의 효율성과 효과를 높여줍니다.

다수 인원이 참석하는 회의는 피하세요

참석자가 많은 회의는 종종 개인적인 의견 교환으로 흐르기 쉽습니다. 따라서 프로젝트 책임자 등 실질적으로 관련된 사람만 참석하는 것이 좋으며, 이들이 팀 전체의 의견을 미리 모아서 대변하는 방식이 권장됩니다. (팀원들이 자신이 존중받고 참여하고 있다고 느끼게 하는 데 매우 중요합니다.)

회의 효율을 높이는 도구와 기술을 활용하세요

예를 들어, 회의 중 결정된 사항과 담당자를 ClickUp(저희의 강력한 파트너), Wrike, Asana와 같은 클라우드 기반 작업 관리 도구에 즉시 기록하면 프로젝트 관리 시간을 단축할 수 있습니다.

프로세스와 업무를 자동화하세요

자동화는 디지털 시대에 가장 큰 시간을 절약해 주는 기술입니다. 

단 몇 번의 클릭으로 다음과 같은 작업을 할 수 있다고 상상해 보세요:

• 회의 생성
• 이메일을 통한 참석자 초대
• 팀원을 위한 작업 알림 생성
• 안건이 포함된 공유 문서 생성
• 자료 공유를 위한 폴더 생성
• 기타 등등

Nömad와 함께 자동화의 시대로 도약하세요

지난 3년간 Nömad에서는 자동화를 통해 팀 생산성을 37% 향상시켰습니다.

이를 위해 저희는 최첨단 도구를 활용하여 일상 업무 중 시간 낭비 요소를 파악하고, 프로세스를 완벽하게 자동화하여 자원과 시간을 최적화하는 계획을 수립했습니다.

현재 많은 고객사가 다음과 같은 분야에서 이러한 솔루션을 도입하고 있습니다:

• 내부 및 외부 회의 관리
• 병원, 치과, 미용실 등 예약 관리
• 레스토랑, 호텔 등의 예약 달력
• 대규모, 중소규모 데이터베이스 관리

곧 출시 예정

또한 곧 (소식을 눈여겨봐 주세요), 최소한의 회의로 브랜드를 관리하면서도 24/7 지속적인 정보 공유와 소통이 가능한 Nömad 플랫폼을 공개할 예정입니다. 출시 시 알림을 받으시겠습니까?

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용어 정리:

*마이크로매니징(Micromanaging): 관리자가 직원의 세세한 업무까지 일일이 간섭하고 통제하는 것.

출처:

• Harvard Business Review
• Forbes
• MIT Sloan Management Review