70 % der Meetings sind ineffizient, unproduktiv und überflüssig

Zahlreiche Studien belegen, dass ein Großteil der Meetings ineffizient und für Unternehmen kaum rentabel ist. Der übermäßige Zeitaufwand beeinträchtigt direkt die Produktivität der Mitarbeiter und hindert sie daran, anstehende Aufgaben zu erledigen. 

Von Nömad zeigen wir Ihnen einige aufschlussreiche Daten, geben Tipps für eine bessere Zeitinvestition bei Meetings und schlagen Ihnen einige unserer Lösungen für ein produktives Markenmanagement vor.

Fast 40 % der Mitarbeiter schlafen bei Meetings ein

So ist es. Es klingt unglaublich, aber laut einer Umfrage von Atlassian geben 91 % der Teilnehmer an, dass sie sich während eines Meetings ablenken lassen. Und was noch schlimmer ist: 39 % schlafen irgendwann ein. 

Darüber hinaus enthüllt dieselbe Studie, dass etwa 73 % der Arbeitnehmer während der Meetings andere Dinge erledigen. Haben Sie schon einmal an einem Meeting teilgenommen – egal ob persönlich oder online – bei dem einer oder mehrere Gesprächspartner nicht aufmerksam waren? Wenn Ihnen das schon einmal passiert ist (wie uns), kennen Sie sicher das Gefühl, das man als Gegenüber hat. 

Stellen Sie sich vor, es handelte sich um ein Verkaufsgespräch! Das würde wahrscheinlich den Verlust eines potenziellen Kunden bedeuten.

Aber es kommt noch besser: Laut einer Umfrage der Harvard Business School unter hunderten Führungskräften und Mitarbeitern wären bis zu 70 % der Meetings überflüssig. 65 % der Befragten geben an, dass sie Aufgaben aufschieben, weil sie zu viel Zeit in Meetings verbringen, was wiederum zu einem Verlust an Rentabilität bei den Mitarbeitern führt.

Ein von der Pandemie geprägter Kontext

Die Pandemie hat die Arbeitsweise verändert und Homeoffice wurde für viele Unternehmen zum Modus Operandi; seit 2020 hat sich die Anzahl der Meetings fast versiebenfacht. Heutzutage hat eine Fachkraft durchschnittlich 278 Meetings pro Jahr, im Vergleich zu 45 Meetings pro Jahr vor Covid. 

Finden Sie das nicht auch absolut verrückt? Wir schon. 

Bei diesem Datenwert überrascht es Sie sicher nicht mehr, dass 70 % der Meetings ineffizient sind, oder?

Bewährte Methoden zur Steigerung der Meeting-Effizienz

Eine weitere Studie, die unsere Theorie stützt, ist ein Experiment, das 14 Monate lang bei 76 Unternehmen mit über 1000 Mitarbeitern durchgeführt wurde. Es zeigt, wie die Reduzierung der in Meetings investierten Zeit einen großen positiven Einfluss auf die Mitarbeiter hat.

Die Verringerung der Meeting-Zeit steigerte die Autonomie, Kommunikation, Kooperation, Interaktion, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit. Gleichzeitig verringerten sich Stress und Micromanaging* (weiter unten erklären wir, was dieser Begriff bedeutet, falls Sie ihn noch nicht kennen).

Nachdem wir die Lage analysiert haben, geben wir Ihnen als Branding- und Digitalmarketing-Agentur Nömad einige bewährte Methoden für eine bessere Zeitinvestition bei Meetings an die Hand (denn in diesen 10 Jahren haben wir einiges über Produktivität gelernt):

Begrenzen Sie die Verfügbarkeit Ihres Teams für Meetings auf bestimmte Tage oder Uhrzeiten

Wie in dem soeben gezeigten Experiment können Sie Meetings auf ein oder zwei Tage pro Woche konzentrieren oder feste Zeiten pro Woche für Meetings festlegen (z. B. maximal 6 Stunden).

Legen Sie einen Start- und Endzeitpunkt für Meetings fest

Normalerweise legen die Teilnehmer den Beginn des Meetings fest, aber nicht das Ende; dies führt zu endlosen Meetings.

Verschiedene Studien zeigen, dass Meetings effizienter sind, wenn sie etwa 30 Minuten dauern.

Planen Sie Meetings wenn möglich zu Tagesbeginn oder Tagesende

Meetings mitten im Arbeitstag unterbrechen den Arbeitsfluss und beeinträchtigen die Konzentration der Mitarbeiter auf ihre täglichen Aufgaben.

Bestimmen Sie einen Sprecher für das Meeting

So wie es in einer Debatte einen Moderator gibt, ist es wichtig, dass bei einem Meeting eine Person als Sprecher fungiert, die die Sitzung leitet, um die investierte Zeit zu optimieren und Ablenkungen zu vermeiden.

Der Meeting-Sprecher sollte dafür verantwortlich sein, eine Liste der zu behandelnden Themen zu erstellen, diese an die anderen Teilnehmer weiterzuleiten und sie während des Treffens zu führen, damit das Thema nicht verfehlt wird. Diese Aufgaben tragen dazu bei, das Meeting effizient und effektiv zu gestalten.

Vermeiden Sie Massen-Meetings

Meetings mit vielen Teilnehmern führen oft zu einem ständigen Austausch von Meinungen, in vielen Fällen sehr persönlichen. Daher ist es immer empfehlenswert, nur die Projektverantwortlichen einzubeziehen, die die Ideen einbringen, die das gesamte Team zuvor gemeinsam erarbeitet hat. (Letzteres ist sehr wichtig, damit sich alle beteiligt fühlen.)

Nutzen Sie Tools und Technologien, die Ihre Meetings effektiver machen 

Notieren Sie beispielsweise während des Meetings die Aufgaben, die aus den getroffenen Entscheidungen resultieren, und legen Sie in einem Cloud-basierten Aufgabenmanager wie ClickUp (unser wichtigster Verbündeter), Wrike oder Asana fest, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist; das reduziert den Zeitaufwand für das Projektmanagement.

Automatisieren Sie Prozesse und Aufgaben

Automatisierung ist einer der größten Zeitsparer im digitalen Zeitalter. 

Stellen Sie sich vor, mit nur wenigen Klicks könnten Sie:

• Ein Meeting erstellen
• Andere Teilnehmer per E-Mail einladen
• Eine Erinnerungsaufgabe für Ihr Team erstellen
• Ein geteiltes Dokument mit den Tagesordnungspunkten erstellen
• Einen gemeinsamen Ordner zum Austausch von Ressourcen erstellen
• usw.

Mit Nömad können Sie den Sprung zur Automatisierung wagen

In den letzten 3 Jahren haben wir bei Nömad die Produktivität unseres Teams dank Automatisierung um 37 % gesteigert.

Dazu haben wir durch den Einsatz fortschrittlicher Tools ermittelt, was uns daran hinderte, unseren Arbeitstag optimal zu nutzen, und einen Plan zur Ressourcen- und Zeitoptimierung mit vollständig automatisierten täglichen Prozessen erstellt.

Viele unserer Kunden haben bereits ähnliche Lösungen implementiert für:

• Verwaltung interner und externer Meetings
• Terminkalender für Arzt-, Zahnarzt- oder Kosmetiktermine…
• Reservierungskalender für Restaurants, Hotels…
• Verwaltung von großen, mittleren und kleinen Datenbanken

In Kürze

Bald werden wir außerdem (bleiben Sie dran) die Nömad-Plattform aktivieren, mit der Sie Ihre Marke ohne langwierige Meetings, aber mit ständigem Informationsaustausch und 24/7-Verfügbarkeit verwalten können. Sollen wir Sie benachrichtigen, sobald es soweit ist?

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Glossar:

*Micromanaging: Übermäßige Kontrolle der Aufgaben von Mitarbeitern durch die Führungskraft.

Quellen:

• Harvard Business Review
• Forbes
• MIT Sloan Management Review