会議の70%は非効率的で生産性が低く、不要である

数多くの研究が、会議の大部分が非効率的であり、企業にとって収益性が低いことを証明しています。会議に費やされる過剰な時間は従業員の生産性に直接悪影響を及ぼし、保留中のタスクを完了させる妨げとなっています。 

Nömadでは、この事実を示す衝撃的なデータをご紹介するとともに、会議の時間をより有効に活用する方法や、生産的なブランド運営のための私たちのソリューションをご提案します。

会議中に居眠りをする従業員は約40%

信じられないかもしれませんが、Atlassian社の調査によると、会議参加者の91%が「会議中に気が散ったことがある」と答えています。さらに悪いことに、39%の人が「会議中に寝てしまったことがある」と回答しています。 

さらに同調査では、約73%の従業員が会議中に他の作業を行っていることも明らかになりました。対面やオンラインの会議中に、相手が話を聞いていないと感じたことはありませんか？もし経験があるなら（私たちも同様です）、その時の相手側の心境がよくわかるはずです。 

もしそれが新規顧客との獲得会議だったらと想像してみてください！ おそらく、見込み客を失う結果につながっていたでしょう。

さらに驚くべきデータがあります。ハーバード・ビジネス・スクールが数百人のエグゼクティブや従業員を対象に行った調査によると、会議の最大70%は不要であるとのことです。回答者の65%は「会議に時間を費やすことで、本来のタスクを先延ばしにしている」と述べており、これが結果として従業員の収益性低下を招いています。

パンデミックがもたらした状況

パンデミックによって働き方が変わり、多くの企業でテレワークが標準となりましたが、それ以降、会議の数は約7倍に増加しました。現在、プロフェッショナルは年間平均278回の会議に出席しています。これは、コロナ前の年間45回と比較すると劇的な数字です。 

異常だと思いませんか？私たちもそう思います。 

この数字を見れば、会議の70%が非効率的だという話も驚くことではないでしょう。

会議を収益化するためのベストプラクティス

私たちの理論を裏付けるもう一つの研究として、1,000人以上の従業員を抱える76社を対象に14ヶ月間行われた実験があります。これによると、会議に費やす時間を減らすことが、従業員にとって大きなプラスの効果をもたらすことが明らかになりました。

会議時間の削減は、従業員の自律性、コミュニケーション、協力、相互作用、生産性、そして満足度を向上させました。同時に、ストレスやマイクロマネジメント*（意味は以下を参照）を減少させました。

現状を分析した上で、ブランディングおよびデジタルマーケティングエージェンシーのNömadから、会議の時間投資を改善するためのベストプラクティスをご提案します（私たちもこの10年間で、生産性について多くを学んできました）。

会議対応可能な日時を限定する

先ほどの実験と同様に、会議を行う曜日を限定したり、週に会議可能な時間を設定（例えば最大6時間まで）することをお勧めします。

会議の開始時間と終了時間を明確に定める

多くの場合、開始時間は決まっていますが終了時間は曖昧で、これが会議が際限なく続く原因となっています。

さまざまな研究によると、会議は30分前後が最も効率的であるとされています。

会議は可能な限り一日の最初か最後に入れる

一日の業務の途中に会議を挟むことは、ワークフローを分断し、日々のタスクへの集中力を削いでしまいます。

会議の進行役（ファシリテーター）を置く

討論におけるモデレーターと同様に、会議においても時間を最適化し、脱線を防ぐための進行役が必要です。

進行役は、議題のリストを作成して参加者に共有し、会議中に議論が逸れないよう導く責任を負います。これらのタスクが会議の効率と効果を高めます。

大人数での会議を避ける

参加者が多い会議は、個人的な意見の応酬になりがちです。そのため、プロジェクトの責任者のみが参加し、事前にチーム全体で共有されたアイデアを持って臨むことが推奨されます。（全員が関与していると感じるためにも、この準備は非常に重要です。）

会議を効果的にするツールや技術を活用する

例えば、ClickUp（私たちの最強のパートナー）、Wrike、Asanaといったクラウドベースのタスク管理ツールを使用して、決定事項や担当者をその場で記録すれば、プロジェクト管理に費やす時間を大幅に短縮できます。

プロセスとタスクを自動化する

自動化は、デジタル時代における最大の時間短縮術です。 

ほんの数クリックで、以下のような作業が完了すると想像してみてください：

• 会議の作成
• メールによる参加者招待
• チームへのリマインダータスク作成
• 議題をまとめた共有ドキュメントの作成
• リソース共有用のフォルダ作成
• その他

Nömadで自動化への一歩を踏み出そう

ここ3年間で、Nömadは自動化を活用し、チームの生産性を37%向上させました。

私たちは、日常的なタスクを高度なツールで自動化し、リソースと時間を最適化する計画を立てることで、勤務時間を最大限に活用できるようになりました。

同様に、多くのクライアントがこのようなソリューションを導入し、以下に役立てています：

• 社内外の会議管理
• 医療機関やサロンの予約管理
• レストラン、ホテルなどの予約カレンダー
• 大小規模のデータベース管理

今後の展望

近いうちに、会議を最小限に抑えながらも、24時間365日の情報共有と迅速な対応を可能にするNömadプラットフォームを公開予定です（ぜひご注目ください）。 リリース時にお知らせを受け取りませんか？

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用語集：

*マイクロマネジメント：管理者が従業員の作業に対し、細部まで過剰に干渉・監視すること。

出典：

• Harvard Business Review
• Forbes
• MIT Sloan Management Review