Il 70% delle riunioni è inefficiente, poco produttivo ed evitabile

Numerosi studi dimostrano che una gran parte delle riunioni è inefficiente e poco redditizia per le aziende. L'eccesso di tempo investito in esse influisce direttamente sulla produttività dei lavoratori, impedendo loro di completare le attività in sospeso. 

In Nömad, vi mostriamo alcuni dati rivelatori, vi spieghiamo come investire meglio il tempo nelle riunioni e vi proponiamo alcune delle nostre soluzioni per una gestione del brand produttiva.

Quasi il 40% dei lavoratori si addormenta durante le riunioni

Proprio così. Sembra incredibile. Ma, secondo un sondaggio condotto da Atlassian, il 91% dei partecipanti confessa di distrarsi durante una riunione. E, quel che è peggio, il 39% si addormenta in qualche momento. 

Inoltre, questo stesso studio rivela che circa il 73% dei lavoratori fa altro durante le riunioni. Avete mai partecipato a una riunione, in presenza o online, in cui uno o più interlocutori non prestavano attenzione? Se vi è capitato (come a noi), sapete bene cosa si prova dall'altra parte. 

Immaginate se si trattasse di una riunione di acquisizione! Si tradurrebbe probabilmente in un potenziale cliente perso.

Ma non è tutto. Secondo un sondaggio realizzato dalla Harvard Business School su centinaia di dirigenti e lavoratori, fino al 70% delle riunioni sarebbe evitabile. Il 65% del campione afferma infatti di procrastinare le attività investendo tempo in riunioni, il che si traduce, a sua volta, in una perdita di redditività dei dipendenti.

Un contesto segnato dalla pandemia

Se la pandemia ha cambiato il modo di lavorare e il telelavoro è diventato il modus operandi di molte aziende, il numero di riunioni dal 2020 è aumentato di quasi 7 volte. Attualmente, un professionista tiene una media di 278 riunioni all'anno rispetto alle 45 riunioni annuali pre-Covid. 

Non vi sembra una vera follia? A noi sì. 

Con questo dato, non vi stupisce più che il 70% delle riunioni sia inefficiente, vero?

Buone pratiche per rendere redditizie le riunioni

Un altro studio che conferma la nostra teoria è un esperimento condotto su 76 aziende con oltre 1000 dipendenti per 14 mesi, che rivela come la riduzione del tempo investito in riunioni abbia un grande impatto positivo sui dipendenti.

La riduzione del tempo passato in riunione ha aumentato l'autonomia, la comunicazione, la cooperazione, l'interazione, la produttività e la soddisfazione dei dipendenti. Allo stesso tempo, ha ridotto lo stress e il micromanagement* (più sotto spieghiamo cosa significa questo termine, se ancora non lo conoscete).

Una volta analizzato il panorama, dall'agenzia di branding e marketing digitale Nömad, vi lasciamo alcune buone pratiche per investire meglio il tempo nelle riunioni (perché in questi 10 anni, qualcosa sulla produttività l'abbiamo imparata):

Limita la disponibilità del tuo team per le riunioni a giorni o orari specifici

Come nell'esperimento che avete appena visto, potete concentrare le riunioni in uno o due giorni alla settimana, o stabilire delle fasce orarie disponibili per le riunioni (ad esempio, un massimo di 6 ore).

Stabilisci un orario di inizio e di fine per le riunioni

Generalmente, i partecipanti segnano l'inizio della riunione, ma non la fine; ciò si traduce in riunioni infinite.

Diversi studi indicano che le riunioni sono più efficaci se durano circa 30 minuti.

Pianifica le riunioni all'inizio o alla fine della giornata, quando possibile

Le riunioni a metà della giornata lavorativa interrompono il flusso di lavoro e influiscono sulla concentrazione dei dipendenti sulle loro attività quotidiane.

Nomina un portavoce per la riunione

Proprio come in un dibattito esiste un moderatore, in una riunione è importante che ci sia una persona, un portavoce, che prenda il controllo della sessione per ottimizzare il tempo investito ed evitare distrazioni.

Il portavoce della riunione dovrà occuparsi di preparare un elenco degli argomenti da trattare, inviarlo agli altri partecipanti e guidarli durante l'incontro affinché l'attenzione non venga deviata. Queste attività renderanno la riunione efficace ed efficiente.

Evita riunioni troppo numerose

Le riunioni con molti partecipanti tendono a degenerare in un costante scambio di opinioni, spesso personali. Per questo motivo, è sempre consigliabile che vi partecipino solo i responsabili del progetto, che portino le idee condivise in precedenza da tutto il team. (Quest'ultimo punto è molto importante affinché si sentano coinvolti.)

Utilizza strumenti e tecnologie che rendano le tue riunioni più efficaci 

Ad esempio, annotare durante la riunione le attività che implicano le decisioni prese e chi si occuperà di ciascuna di esse in un gestore di attività in cloud come ClickUp (il nostro più grande alleato), Wrike o Asana, ridurrà il tempo investito nella gestione del progetto.

Automatizza processi e attività

L'automazione è uno dei più grandi strumenti di risparmio di tempo dell'era digitale. 

Immaginate se con soli due clic poteste:

• Creare una riunione
• Invitare il resto dei partecipanti via mail
• Creare un'attività di promemoria per il tuo team
• Creare un documento condiviso con i punti da trattare
• Creare una cartella condivisa per scambiare risorse
• ecc.

Con Nömad, puoi fare il salto verso l'automazione

Negli ultimi 3 anni, in Nömad, siamo riusciti ad aumentare la produttività del team del 37% grazie all'automazione.

Per farlo, abbiamo identificato cosa ci impediva di sfruttare al massimo la nostra giornata lavorativa utilizzando strumenti avanzati e abbiamo tracciato un piano di ottimizzazione delle risorse e dei tempi con processi quotidiani totalmente automatizzati.

Allo stesso modo, molti dei nostri clienti hanno già implementato questo tipo di soluzioni per:

• Gestione di riunioni interne ed esterne
• Agende di appuntamenti medici, dentistici, estetici...
• Calendari di prenotazione in ristoranti, hotel...
• Gestione di grandi, medie e piccole banche dati

Prossimamente

Inoltre, molto presto (seguici da vicino), attiveremo la piattaforma Nömad per gestire il tuo brand quasi senza riunioni, ma con uno scambio costante di informazioni e disponibilità 24/7. Ti avvisiamo quando saremo pronti?

—————————

Glossario:

*Micromanagement. Osservazione da parte del manager delle attività dei dipendenti.

Fonti:

• Harvard Business Review
• Forbes
• MIT Sloan Management Review