70% совещаний неэффективны, непродуктивны и избыточны

Множество исследований доказывают, что значительная часть совещаний неэффективна и невыгодна для компаний. Избыток времени, затрачиваемый на них, напрямую влияет на продуктивность сотрудников, мешая им завершать текущие задачи. 

Команда Nömad делится с вами показательными данными, рассказывает, как лучше распоряжаться временем на совещаниях, и предлагает решения для продуктивного управления брендом.

Почти 40% сотрудников засыпают на совещаниях

Да, это так. Кажется невероятным, но согласно опросу Atlassian, 91% участников признаются, что отвлекаются во время совещаний. И что еще хуже, 39% когда-либо засыпали на них. 

Более того, это же исследование показывает, что около 73% сотрудников занимаются другими делами во время совещаний. Вы когда-нибудь были на очной или онлайн-встрече, где один или несколько собеседников не были вовлечены? Если вам это знакомо (как и нам), вы наверняка понимаете, что чувствует другая сторона. 

Представьте, что это была встреча по привлечению клиента! Скорее всего, это привело бы к потере потенциальной сделки.

Но это еще не все. Согласно опросу, проведенному бизнес-школой Гарвардского университета среди сотен руководителей и сотрудников, до 70% совещаний являются избыточными. 65% респондентов утверждают, что откладывают реальные задачи на потом, тратя время на собрания, что в свою очередь ведет к снижению эффективности сотрудников.

Контекст, продиктованный пандемией

Пандемия изменила способы работы, и удаленка стала основным рабочим методом многих компаний, из-за чего количество совещаний с 2020 года увеличилось почти в 7 раз. В настоящее время средний профессионал посещает около 278 совещаний в год по сравнению с 45 встречами до Covid. 

Разве это не безумие? Мы считаем, что да. 

С учетом этих цифр вас вряд ли удивляет тот факт, что 70% совещаний неэффективны, верно?

Лучшие практики для повышения эффективности совещаний

Другое исследование, подтверждающее нашу теорию — это эксперимент, проведенный в 76 компаниях с более чем 1000 сотрудников в течение 14 месяцев. Он показал, как сокращение времени, затрачиваемого на совещания, оказывает огромное положительное влияние на сотрудников.

Сокращение времени на совещания повысило автономность, коммуникацию, сотрудничество, взаимодействие, продуктивность и удовлетворенность сотрудников. В то же время это снизило уровень стресса и микроменеджмент* (ниже мы объясним, что значит этот термин, если вы еще не знаете).

Проанализировав ситуацию, агентство брендинга и цифрового маркетинга Nömad делится с вами лучшими практиками для повышения эффективности совещаний (ведь за эти 10 лет мы кое-чему научились в вопросах продуктивности):

Ограничьте доступность команды для совещаний конкретными днями или часами

Как и в эксперименте, который вы видели выше, вы можете сконцентрировать все совещания в один или два дня в неделю, либо выделить определенные часы (например, не более 6 часов в неделю).

Установите четкое время начала и окончания совещаний

Обычно участники фиксируют начало встречи, но не окончание, что превращает их в бесконечные обсуждения.

Различные исследования показывают, что совещания наиболее эффективны, когда длятся около 30 минут.

Назначайте встречи на начало или конец дня, если это возможно

Встречи в середине рабочего дня разрывают рабочий поток и негативно сказываются на концентрации сотрудников на их повседневных задачах.

Назначьте модератора совещания

Как и в дебатах есть модератор, так и на совещании важно наличие человека, который возьмет на себя управление сессией, чтобы оптимизировать время и избежать отвлечений.

Модератор должен составить список тем для обсуждения, отправить его участникам и направлять их в ходе встречи, чтобы никто не отклонялся от темы. Эти действия сделают совещание эффективным и продуктивным.

Избегайте массовых совещаний

Встречи с большим количеством участников часто перерастают в постоянный обмен личными мнениями. Поэтому рекомендуется вовлекать только ответственных за проект, которые озвучивают идеи, согласованные со всей командой заранее. (Последнее крайне важно, чтобы все чувствовали свою причастность.)

Используйте инструменты и технологии, которые делают совещания эффективнее 

Например, запись задач, вытекающих из принятых решений, и назначение исполнителей в облачных таск-менеджерах, таких как ClickUp (наш лучший союзник), Wrike или Asana, значительно сэкономит время на управление проектом.

Автоматизируйте процессы и задачи

Автоматизация — один из главных способов экономии времени в цифровую эпоху. 

Представьте, что всего парой кликов вы могли бы:

• Создать совещание
• Пригласить участников через рассылку
• Создать задачу-напоминание для вашей команды
• Создать общий документ с темами для обсуждения
• Создать общую папку для обмена ресурсами
• и т.д.

С Nömad вы можете сделать шаг к автоматизации

За последние 3 года в Nömad нам удалось повысить продуктивность команды на 37% благодаря автоматизации.

Для этого мы определили, что именно мешает нам максимально эффективно использовать рабочий день, внедрили передовые инструменты и разработали план оптимизации ресурсов и времени с полностью автоматизированными повседневными процессами.

Многие наши клиенты уже внедрили такие решения для:

• Управления внутренними и внешними совещаниями
• Записи на приемы к врачу, стоматологу, в салоны красоты...
• Календарей бронирования в ресторанах, отелях...
• Управления базами данных любого размера

Скоро

Кроме того, очень скоро (следите за нами) мы запустим платформу Nömad для управления вашим брендом практически без совещаний, обеспечивая при этом постоянный обмен информацией и доступность 24/7. Сообщить вам, когда мы это сделаем?

—————————

Глоссарий:

*Микроменеджмент — стиль управления, при котором руководитель чрезмерно контролирует выполнение сотрудниками мелких задач.

Источники:

• Harvard Business Review
• Forbes
• MIT Sloan Management Review