Numerosos estudios demuestran que una gran parte de las reuniones son ineficientes y poco rentables para las empresas. Y es que el exceso de tiempo invertido en estas afecta directamente a la productividad de los trabajadores impidiéndoles completar tareas pendientes.
Desde Nömad, te mostramos algunos datos reveladores, te contamos cómo hacer una mejor inversión del tiempo en reuniones y te proponemos algunas de nuestras soluciones para una gestión de marca productiva.
Casi un 40% de los trabajadores se adormece en las reuniones
Así es. Parece increíble. Pero, según una encuesta hecho por Atlassian, el 91% de los participantes confiesan que se distraen durante una reunión. Y lo que es peor, el 39% se duerme en algún momento.
Además, este mismo estudio revela que alrededor del 73% de trabajadores hace otras cosas durante las reuniones. ¿Has asistido alguna vez a una reunión presencial u online y uno o varios de los interlocutores no estaban prestando atención? Si te ha pasado (como a nosotros), seguro que sabes la sensación que se siente desde la otra parte.
¡Imagina que se tratara de una reunión de captación! Se traduciría probablemente en un cliente potencial perdido.
Pero espera que hay más. Según una encuesta realizada por la escuela de negocios de la Universidad de Harvard a cientos de ejecutivos y trabajadores, hasta el 70% de las reuniones serían prescindibles. Y es que el 65% de esta muestra afirma que procrastina tareas al invertir el tiempo en reuniones, lo que se traduce, a su vez, en una pérdida de rentabilidad de los empleados.
Un contexto marcado por la pandemia
Si la pandemia cambió la forma de trabajar y el teletrabajo se convirtió en el modus operandi de muchas empresas, el número de reuniones desde 2020 se ha incrementado casi x7. En la actualidad, un profesional tiene una media de 278 reuniones anuales en comparación con las 45 reuniones anuales pre-Covid.
¿No os parece una auténtica locura? A nosotros, sí.
Con este dato, seguro que ya no te extraña lo de que el 70% de las reuniones son ineficientes, ¿verdad?
Buenas prácticas para rentabilizar las reuniones
Otro estudio que confirma nuestra teoría se trata de un experimento realizado a 76 empresas de más de 1000 trabajadores durante 14 meses que revela cómo la reducción del tiempo invertido en reuniones tiene un gran impacto positivo sobre los empleados.
La reducción del tiempo en reuniones aumentaba la autonomía, comunicación, cooperación, interacción, productividad y satisfacción de los empleados. A su vez, disminuía el estrés y el micromanaging* (abajo te decimos qué significa este palabro si aún no lo sabes).
Una vez analizado el panorama, desde la agencia de branding y marketing digital Nömad, te dejamos buenas prácticas para una mejor inversión del tiempo en reuniones (porque en estos 10 años, algo hemos aprendido sobre productividad):
Limita la disponibilidad de tu equipo para reuniones a días u horas concretas
Como en el experimento que acabas de ver, puedes concentrar las reuniones en uno o días a la semana, o marcar unas horas disponibles para reuniones a la semana (por ejemplo, un máximo de 6 horas).
Establece una hora de inicio y de finalización de las reuniones
Generalmente, los asistentes marcan el comienzo de la reunión, pero no el final; lo que se traduce en reuniones infinitivas.
Diferentes estudios consultados marcan que las reuniones son más eficaces si duran alrededor de 30 minutos.
Agenda las reuniones a primera o última hora del día, siempre que sea posible
Las reuniones en mitad de la jornada laboral rompen el flujo de trabajo y repercuten sobre la concentración de los empleados en sus tareas cotidianas.
Estipula un portavoz de la reunión
Al igual que durante un debate existe un moderador, en una reunión, es importante que exista una persona portavoz que tome el control de la sesión para optimizar el tiempo invertido y evitar distracciones.
El portavoz de la reunión deberá encargarse de hacer un listado con los distintos temas a tratar, hacerlo llegar al resto de participantes y guiarles durante el encuentro para que no se desvíe la atención. Estas tareas fomentarán que la reunión sea eficaz y efectiva.
Evita reuniones multitudinarias
Las reuniones con muchos participantes suelen derivar en un intercambio constante de opiniones, en muchas ocasiones, personales. Por ello, siempre es recomendable que solo estén implicados los responsables del proyecto, quienes lleven las ideas que todo el equipo haya puesto en común con anterioridad. (Esto último es muy importante para que se sientan implicados.)
Utiliza herramientas y tecnologías que hagan tus reuniones más efectivas
Por ejemplo, anotar durante la reunión las tareas que implican las decisiones tomadas y quién se encargará de cada una de ellas en un gestor de tareas en la nube como ClickUp (nuestro mayor aliado), Wrike o Asana; reducirá el tiempo invertido en la gestión del proyecto.
Automatiza procesos y tareas
La automatización es uno de los grandes ahorradores de tiempo de la era digital.
Imagina que con solo un par de clics, pudieras:
- Crear una reunión
- Invitar al resto de asistentes mediante mailing
- Crear una tarea de recordatorio para tu equipo
- Crear un documento compartido con los puntos a tratar
- Crear una carpeta compartida para intercambiar recursos
- etc.
Con Nömad, puedes dar el salto hacia la automatización
En los últimos 3 años, en Nömad, hemos conseguido aumentar la productividad del equipo en un 37% gracias a la automatización.
Para ello, detectamos qué nos impedía aprovechar nuestra jornada laboral al máximo con el uso de herramientas avanzadas y trazamos un plan de optimización de recursos y tiempos con procesos cotidianos totalmente automatizados.
Igualmente, muchos de nuestros clientes ya han implementado este tipo de soluciones para:
- Gestión de reuniones internas y externas
- Agendas de citas médicas, dentales, de estética…
- Calendarios de reservas en restaurantes, hoteles…
- Gestión de grandes, medianas y pequeñas bases de datos
Próximamente
Además, muy pronto (síguenos de cerca), activaremos la plataforma Nömad para gestionar tu marca sin apenas reuniones pero con un intercambio constante de información y disponibilidad 24/7. ¿Te avisamos cuando lo hagamos?
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Glosario:
*Micromanaging. Observación por parte del gerente de las tareas de los empleados.
Fuentes:
- Harvard Business Review
- Forbes
- MIT Sloan Management Review